Hướng dẫn sử dụng tính năng trợ giúp của Microsoft Office 2016

Bài này là phần 4/4 trong series Tự học Microsoft Office 2016

Microsoft luôn cố gắng để làm cho phiên bản sau dễ sử dụng hơn phiên bản trước. Tuy nhiên có nhiều tính năng ẩn mà chúng ta không thể nào biết hết được. Vì thế Microsoft Office 2016 cung cấp hệ thống trợ giúp để bạn có thể tìm kiếm câu trả lời cho các nghi vấn của mình.

 Có hai cách để sử dụng tính năng trợ giúp trong Microsoft Office 2016:
  • Nhấn phím F1 để mở cửa sổ Trợ giúp (Help).
  • Nhấp vào hộp văn bản:  “Tell me what you want to do”  và nhập mô tả ngắn gọn nội dung mà bạn muốn được trợ giúp.

Để có thể xem được các Trợ giúp mới nhất của Office 2016 máy tính của bạn phải được kết nối internet.

Tìm kiếm trong cửa sổ Trợ giúp

Để tìm kiếm trợ giúp, bạn có thể nhập một hoặc một cụm từ khóa. Những từ khóa hoặc cụm từ đó có thể xác định chủ đề mà bạn muốn tìm kiếm. Ví dụ: Printing hoặc Editing Charts. Tất nhiên bạn phải nhập vào bằng Tiếng Anh.

Nếu bạn nhập sai chính tả của một chủ đề nào đó, có thể Office 2016 sẽ không biết được bạn muốn gì. Vì vậy hãy kiểm tra chính tả một cách chính xác.

Để tìm kiếm trong cửa sổ Trợ giúp bằng cách nhập một hoặc hai từ khóa, bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào nút F1 để mở cửa sổ Trợ giúp như hình bên dưới:

office 2016 help

2. Nhấp vào hộp danh sách Search Help và nhập một hoặc hai từ khóa. Ví dụ như: Formatting hoặc Aligning Text.

Nhập từ khóa càng ngắn càng tốt. Ví dụ: Thay vì bạn nhập  “I want to find help on printing”, bạn chỉ cần nhập Printting. Điều này không chỉ giúp cho bạn tìm kiếm trợ giúp dễ dàng hơn mà còn tránh việc Office 2016 hiển thị các kết quả không có liên quan gì đến chủ đề của bạn.

3. Nhấp vào biểu tượng Search (hình kính lúp) hoặc nhấn Enter.

Cửa sổ Search Help sẽ hiển thị danh sách các chủ đề như hình bên dưới:

result for pringting

4. Nhấp vào chủ đề cần trợ giúp.

Cửa sổ Trợ giúp sẽ hiển thị hướng dẫn từng bước chủ đề mà bạn đã chọn.

pring a document in word

5. Nhấp vào dấu X ở phía góc phải trên để đóng cửa sổ Trợ giúp.

Làm cho cửa sổ Help trở nên dễ đọc hơn

Một vấn đề đối với cửa sổ trợ giúp là nó hiển quá nhỏ. Vì thế khi đọc không được thoải mái. Để giải quyết vấn đề này chúng ta có hai sự lựa chọn:

  • Điều chỉnh kích thước của cửa sổ
  • Tăng kích cỡ chữ trong cửa sổ Trợ giúp.

Thay đổi kích cỡ và ghim cửa sổ trợ giúp

Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh kích cỡ của cửa sổ Help như cách mà chúng ta thường làm đối với các cửa sổ khác trong Windows bằng cách nhấp vào các biểu tượng:

  • Minimize: Thu nhỏ cửa sổ Help thành một biểu tượng trên thanh tác vụ của Windows. Biểu tượng thu nhỏ cửa sổ xuất hiện ở góc phải phía trên của cửa sổ Help.
  • Pin: Giữ cửa sổ Help trên màn hình để bạn có thể đọc các hướng dẫn trong khi vẫn sử dụng chương trình Office 2016. Biểu tượng Pin xuất hiện ở góc phải phía dưới cùng của màn hình Help.

resize help windows

Để làm cho cửa sổ Help biến mất khi bạn nhấp chuột ra khỏi nó, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Pin lần thứ hai.

Bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước của cửa sổ bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến cạnh bên hoặc các góc sau đó nhấp và rê chuột trái để điều chỉnh kích thước.

Tăng cỡ chữ trong cửa sổ Help

Một cách khác để điều chỉnh kích thước cửa sổ Help là tăng cỡ chữ. Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ cỡ chữ trong cửa sổ Help. Phóng to cửa sổ để việc đọc văn bản trở nên dễ dàng hơn. Thu nhỏ cửa sổ để đọc được nhiều văn bản hơn.

Để thay đổi kích cỡ chữ trong cửa sổ Help, bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấp phím F1 để mở cửa sổ Help.
2. Nhấp vào biểu tượng Increase Font Size giống như hình bên dưới

Cửa sổ Help sẽ thay đổi cỡ chữ. Mỗi lần bạn nhấp vào biểu tượng Increase Font Size, nó sẽ thay đổi trạng thái phóng to hoặc thu nhỏ văn bản.

In văn bản trong cửa sổ Help

Đôi khi bạn có thể tìm thấy các hướng dẫn hữu ích trong cửa sổ Help. Vì thế có thể bạn sẽ muốn tham khảo lại vào một lúc khác. Thay vì phải mở cửa sổ Help mỗi khi cần, bạn có thể in các hướng dẫn này để bạn có thể xem lại một cách dễ dàng khi cần.

Để in các hướng dẫn trong cửa sổ Help, bạn hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp F1 để mở cửa sổ Help.

2. Đảm bảo rằng máy in của bạn đã được kết nối đến máy tính và đang bật lên.

3. Nhấp vào biểu tượng Print.

Hộp thoại Print sẽ xuất hiện.

4. Chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại Print (Ví dụ như chọn máy in), sau đó nhấp vào OK để in nội dung hiện tại trong cửa sổ Help.

Tìm đúng lệnh để sử dụng

Cửa sổ Help có thể hiển thị cho bạn các bước cần thực hiện, nhưng bạn vẫn cần phải chọn đúng lệnh để dùng. Cách nhanh nhất để tìm đúng lệnh bạn cần, Office 2016 hiển thị hộp văn bản “Tell me what you want to do…” ở phía trên của cửa sổ như hình bên dưới.

Để sử dụng hộp văn bản “Tell me what you want to do…”, bạn hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào trong hộp văn bản “Tell me what you want to do…”.

2. Nhấp vào hành động mà bạn muốn thực hiện. Ví dụ Print, Save, hoặc Hyperlink.

Một menu xuất hiện danh sách các lệnh khác nhau như hình bên dưới:

3. Nhấp vào menu lệnh

choose right command

Office 2016 sẽ thực thi lệnh mà bạn vừa chọn ngay lập tức.

Bằng cách nhập vào trong ô “Tell me what you want to do…”, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy lệnh mà mình cần mà không cần phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm trên giao diện người dùng của Office 2016.

Tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết cách sử dụng tính năng trợ giúp trong Microsoft Office 2016 để trợ giúp cho bạn tìm các lệnh mà mình chưa biết.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích đừng quên Like và Share.

Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết tiếp theo./.

Bài viết trong Series<< Phần trước: Chỉnh sửa ảnh trong Office 2016

Đăng ký nhận bài viết mới nhất

Hãy đăng ký nhận tin để nhận được những nội dung thú vị và tuyệt vời!

Để lại bình luận