Chọn và chỉnh sửa dữ liệu trong Office 2016

Bài này là phần 2/4 trong series Tự học Microsoft Office 2016

Sau khi bạn đã tạo một tập tin, bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào. Chỉnh sửa là thêm, sắp xếp lại hoặc xóa dữ liệu như văn bản, số, hình ảnh…Tất cả các chương trình trong bộ Office 2016 đều có cùng một phương thức chỉnh sửa dữ liệu giống nhau. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu cách chọn và chỉnh sửa dữ liệu trong bộ Office 2016.

Bất cứ khi nào  bạn chỉnh sửa tập tin, hãy nhấp vào nút Save trên thanh công cụ Quick Access (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S) để lưu lại các thay đổi. Hãy làm việc này theo định kỳ để tránh mất dữ liệu khi máy tính bị treo, hoặc mất điện.

Thêm dữ liệu bằng chuột

Khi bạn nhập dữ liệu vào tập tin của mình, dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện tại vị trí của con trỏ chuột. Con trỏ chuột lúc này là một thanh dọc nhấp nháy. Tất cả những thứ bạn nhập sẽ xuất hiện tại vị trí nhấp nháy của con trỏ.

Bởi vì con trỏ sẽ không xuất hiện chính xác tại vị trí cần thêm dữ liệu, nên bạn phải di chuyển nó đến vị trí thích hợp bằng cách sử dụng chuột hoặc bàn phím.

Để di chuyển con trỏ bằng chuột hoặc bàn phím, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí bạn muốn nó xuất hiện.

2. Nhấp chuột trái, con trỏ sẽ xuất hiện tại vị trí bạn vừa nhấp chuột.

Để di chuyển con trỏ bằng bàn phím, bạn có thể dùng một trong các phím điều hướng sau:

  • Phím mũi tên (lên, xuống, phải trái).
  • Phím Home/End.
  • Phím Page Up/Page Down.

Sử dụng phím mũi tên khi bạn muốn di chuyển trong phạm vi hẹp. Ví dụ di chuyển lên một dòng hoặc sang phải một ô trong bảng tính Excel.

Để di chuyển con trỏ một cách nhanh chóng, bạn nhấn nút Ctrl sau đó nhấp vào nút mũi tên. Khi nhấn giữ phím Ctrl, nếu bạn nhấp nút mũi tên lên/xuống, con trỏ sẽ di chuyển lên/xuống với khoảng cách 01 đoạn văn bản; nếu bạn nhấp phím trái/phải, con trỏ sẽ di chuyển sang trái/phải 01 từ.

Dùng phím Home/End để di chuyển con trỏ đến vị trí đầu/cuối câu (hoặc hàng đầu/hàng cuối trong bảng tính).

Dùng phím Page Up/Page Down để di chuyển con trỏ lên hoặc xuống một trang màn hình.

Bạn có thể sử dụng các phím điều hướng trên để di chuyển con trỏ đến vị trí mong muốn. Bất kỳ nơi nào con trỏ xuất hiện là nơi bạn có thể thêm dữ liệu cho tập tin của mình.

Bảng bên dưới liệt kê các di chuyển con trỏ trong các chương trình khác nhau của bộ Office 2016

Tên phím Word Excel PowerPoint Access
Home Di chuyển đến vị trí bắt đầu của một dòng Di chuyển đến vị trí Cột A của hàng hiện tại (Ctrl+Home để di chuyển đến ô A1) Hiển thị Slide đầu tiên; Di chuyển đến vị trí đầu của một hàng (Khi hộp văn bản được chọn) Di chuyển đến trường đầu tiên của bản ghi hiện tại.
End Di chuyển đến vị trí cuối của một dòng Ctrl+End để di chuyển đến ô cuối cùng Hiển thị Slide cuối cùng; Di chuyển đến vị trí cuối của một hàng (Khi hộp văn bản được chọn) Thêm mới 01 trường trong mẫu ghi hiện tại
Page Up Di chuyển lên nửa trang Di chuyển lên phía trên 23 hàng Hiển thị Slide ở phía trên Di chuyển lên trên 25 mẫu tin
Page Down Di chuyển xuống nửa trang Di chuyển xuống phía dưới 23 hàng Hiển thị Sile ở phía sau Di chuyển xuống dưới 25 mẫu tin
Mũi tên lên/xuống Lên/xuống một dòng Lên/xuống 01 hàng Hiển thị Slide trước/sau; lên hoặc xuống 01 dòng nếu hộp văn bản được chọn  Di chuyển lên/xuống 01 mẫu tin
Mũi tên trái/phải Di chuyển sang trái/phải 01 ký tự Di chuyển sang trái/phải một cột Hiển thị Slide trước/sau; sang trái/phải 01 dòng nếu hộp văn bản được chọn Di chuyển sang trái/phải 01 trường

Chọn dữ liệu

Để chỉnh sửa dữ liệu, bạn cần kích chọn nó. Sau đó thực hiện các lệnh thay đổi dữ liệu của bạn. Ví dụ: Gạch chân một đoạn văn bản hay xóa một hình ảnh.

Để chọn dữ liệu trong Office 2016, bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím.

Thường thì sử dụng chuột sẽ nhanh hơn. Sử dụng bàn phím chậm hơn nhưng đơn giản và chính xác hơn.

Dùng chuột để chọn dữ liệu

Chuột cung cấp cho bạn 02 cách để chọn dữ liệu. Cách đầu tiên là bạn nhấp giữ chuột sau đó kéo rê để chọn dữ liệu:

1. Nhấp chuột vào vị trí đầu hoặc cuối của dữ liệu mà bạn muốn chọn.

2. Nhấp giữ chuột trái và kéo rê (di chuyển) nó để chọn dữ liệu.

Khi bạn kéo rê chuột, hãy nhấp giữ chuột trái. Nếu không bạn sẽ không chọn được dữ liệu.

Bạn cũng có thể chọn dữ liệu bằng cách nhấp chuột. Để chọn hình ảnh hoặc biểu đồ trong Office 2016, bạn chỉ cần nhấp vào nó. Office 2016 hiển thị một hình chữ nhật bao quanh đối tượng mà bạn chọn.

Để dùng chuột chọn văn bạn, bạn có thể nhấp chuột theo 03 cách:

  • Nhấp chuột 01 lần để di chuyển con trỏ
  • Nhấp chuột 02 lần để chọn 01 từ.
  • Nhấp chuột 03 lần để chọn một đoạn văn bản.

Office 2016 định nghĩa đoạn văn (paragraph) là một đoạn văn bắt đầu bằng một dòng riêng biệt và kết thúc bằng một ký tự Return (¶), được tạo ra bằng cách nhấn phím Enter.

Chọn dữ liệu bằng bàn phím

Để chọn dữ liệu bằng bàn phím, bạn sử dụng các phím sau:

  • Sử dụng các phím điều hướng.
  • Sử dụng phím Shift.

Để chọn tất cả bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+A.

Sử dụng các phím điều hướng để di chuyển con trỏ. Trong khi di chuyển con trỏ, bạn cũng có thể nhấn giữ phím Shift để chọn dữ liệu mà bạn muốn. Để chọn dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:

1. Di chuyển con trỏ đến vị trí đầu hoặc cuối dữ liệu mà bạn muốn chọn.

2. Nhấn giữ phím Shift.

3. Di chuyển con trỏ bằng cách sử dụng các phím điều hướng để chọn dữ liệu.

4. Thả phím Shift ra.

Thay vì phải nhấp và kéo rê chuột để chọn dữ liệu, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift và di chuyển chuột từ vị trí đầu đến vị trí cuối dữ liệu mà mình muốn chọn. Cách chọn này nhanh chóng và đơn giản hơn nếu bạn là người mới.

Chọn nhiều khối dữ liệu bằng chuột và bàn phím

Để chọn dữ liệu một cách chính xác trong Office 2016, bạn có thể sử dụng kết hợp chuột và bàn phím để chọn các khối dữ liệu rời rạc (không nằm liền kề nhau). Để lựa chọn hai hay nhiều hơn các khối dữ liệu, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn hình ảnh hoặc một đoạn văn bản, bằng bàn phím hoặc chuột.

2. Nhấn giữ phím Ctrl.

3. Dùng chuột hoặc bàn phím chọn hình ảnh hoặc một khối văn bản khác.

4. Lặp lại bước 03 cho các khối dữ liệu khác mà bạn muốn chọn.

5. Thả phím Ctrl sau khi bạn đã chọn xong dữ liệu theo ý muốn của mình.

Chỉnh sửa văn bản với Pop-up Toolbar

Khi bạn thực hiện việc chọn văn bản bằng chuột, Office 2016 sẽ hiển thị một thanh công cụ được gọi là pop-up toolbar. Nó chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng để chỉnh sửa văn bản. Khi bạn di chuyển chuột đến gần thanh công cụ này, nó sẽ hiện ra rõ ràng hơn. Khi bạn di chuyển ra xa thanh công cụ nó sẽ trở nên mờ dần.

Ghi nhớ: Pop-up Toolbar chỉ xuất hiện khi bạn chọn văn bản bằng chuột. Nếu bạn dùng bàn phím để chọn văn bản thì Pop-up Toolbar sẽ không hiện ra.

Để sử dụng Pop-up Toolbar bạn làm theo các bước sau:

1. Dùng chuột để chọn dữ liệu.

Thanh công cụ Pop-up Toolbar sẽ xuất hiện nhưng rất mờ.

Di chuột đến gần thanh công cụ trên để nó hiện ra rõ ràng hơn.

2. Sau đó nhấp vào lệnh (biểu tượng) mà bạn muốn áp dụng cho khối văn bản.

Xóa dữ liệu

Cách đơn giản nhất để chỉnh sửa dữ liệu trong tập tin của bạn là xóa các dữ liệu không cần thiết. Nếu bạn cần xóa 01 ký tự, bạn có thể sử dụng một trong hai phím:

  • Backspace: Xóa ký tự nằm ngay phía bên trái của con trỏ chuột.
  • Delete: Xóa ký tự nằm ngay bên phải của con trỏ.

Nếu bạn muốn xóa một khối văn bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Dùng bàn phím hoặc chuột để chọn dữ liệu mà mình muốn xóa.

2. Nhấn phím Delete hoặc Backspace để xóa.

Mẹo: Nếu bạn chọn chọn một khối văn bản và nhập mới thì văn bản bạn vừa đánh vào sẽ thay thế cho đoạn văn bản trước đó. Đây là cách nhanh nhấp để xóa một khối văn bản và thay thế bằng một đoạn văn bản mới.

Cắt (Cut) và dán (Paste) dữ liệu

Di chuyển dữ liệu trong Office 2016 yêu cầu phải thực hiện qua 02 bước: Cắt (Cut) và Dán (Paste). Khi bạn cắt dữ liệu có nghĩa là bạn xóa nó nhưng lại lưu trữ tại một nơi đặc biệt trong bộ nhớ của máy tính được biết đến với tên gọi là Clipboard. Khi bạn dán dữ liệu đến vị trí mới, tức là bạn sao chép dữ liệu từ Clipboard và dán nó vào tập tin của bạn.

Để di chuyển dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:

1. Dùng chuột hoặc bàn phím chọn dữ liệu mà bạn muốn di chuyển.

2. Chọn một trong các thao tác sau:

Nhấp vào biểu tượng Cut (hình cái kéo) trên thẻ Home.

Nhấp chuột phải vào khối văn bản đang chọn, một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra. Chọn lệnh Cut.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

3. Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí mới.

4. Thực hiện một trong các thao tác sau để dán:

Nhấp vào biểu tượng Paste trên thẻ Home.

Nhấp chuột phải, một cửa sổ Pop-up sẽ hiện ra, chọn lệnh Paste.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

Sao chép (Copy) và dán (Paste) dữ liệu

Không giống như lệnh Cut, lệnh Copy sao chép chính nó và dán bản sao ở một nơi khác trong tập tin. Tức là phiên bản gốc vẫn giữ lại cùng với bản sao. Để sao chép và dán dữ liệu, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Sử dụng chuột hoặc bàn phím để chọn dữ liệu bạn muốn sao chép.

2. Thực hiện một trong các thao tác sau:

Nhấp vào biểu tượng Copy trong thẻ Home.

Nhấp chuột phải vào dữ liệu đang chọn, một cửa sổ Pop-up sẽ xuất hiện, chọn Copy.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

3. Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu.

4. Chọn một trong các thao tác sau:

Nhấp vào biểu tượng Paste.

Nhấp chuột phải tại vị trí muốn dán dữ liệu, một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra, chọn Paste.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

Sử dụng Paste Options

Di chuyển dữ liệu bằng cách cắt, sao chép và dán từ nơi này đến nơi khác trong một tập tin tương đối đơn giản. Tuy nhiên có một vấn đề sẽ xảy ra khi bạn dán định dạng văn bản từ vị trí này đến vị trí khác trong văn bản.

Khi bạn dán định dạng văn bản, bạn sẽ có một số lựa chọn tùy thuộc vào phiên bản Office 2016 mà bạn đang dùng. Ba lựa chọn thường gặp là:

» Dán văn bản với định dạng gốc của nó.

» Đồng nhất định dạng với định dạng của văn bản hiện tại.

» Dán văn bản nhưng loại bỏ các định dạng trước đó.

Mỗi một chương trình trong bộ Office 2016 sẽ hiện thị các Paste Options khác nhau. Để sử dụng tính năng Paste Options, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn văn bản

2. Nhấp vào thẻ Home và chọn lệnh Cut hoặc Copy.

3. Di chuyển con trỏ đến vị trí bạn muốn dán văn bản

4. Nhấp vào thẻ Home, sau đó nhấp vào mũi tên chỉ xuống phía dưới biểu tượng Paste.

Trình đơn Paste Options sẽ xuất hiện, hiển thị các cách khác nhau mà bạn có thể dùng để Paste như hình bên dưới:

5. Di chuyển con trỏ chuột qua từng biểu tượng Paste Options để xem cách văn bản sẽ hiển thị trong tập tin.

Mỗi lần bạn di chuyển con trỏ chuột qua các biểu tượng Paste Options khác nhau, hình dáng văn bản được dán sẽ thay đổi.

6. Nhấp vào biểu tượng Paste Options mà bạn muốn sử dụng.

Kéo rê chuột để cắt, sao chép và dán

Chuột cũng có thể được sử dụng để cắt/sao chép và dán dữ liệu. Để di chuyển dữ liệu bằng chuột, bạn hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn dữ liệu bạn muốn di chuyển.

2. Di chuyển con trỏ chuột qua dữ liệu đã được đánh dấu

3. Nhấp giữ chuột trái và rê chuột

Con trỏ chuột sẽ hiển thị một mũi tên và một hộp hình chữ nhật, trong khi con trỏ màn hình sẽ biến thành một đường thẳng đứng nét đứt.

Ngoài ra để sao chép dữ liệu, hãy nhấn phím Ctrl trong khi nhấn giữ nút chuột trái và di chuyển. Con trỏ chuột sẽ biến thành hình mũi tên và một hộp nhỏ hình chữ nhật có chứa dấu cộng bên trong, trong khi đó con trỏ màn hình sẽ biến thành một đường thắng đứng nét đứt.

4. Di chuyển con trỏ nét đứt đến vị trí bạn muốn dán.

5. Thả nút chuột trái.

Dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện tại vị trí mới.

Undo và Redo

Để tránh các lỗi đáng tiếc trong quá trình làm việc, Office 2016 cung cấp một lệnh có tên là Undo. Về cơ bản lưu lại các lệnh mà bạn vừa thực hiện, khi cần thiết bạn có thể hoàn tác các hành động trước đó.

Bạn có thể sử dụng lệnh Undo bất cứ khi nào bạn chỉnh sửa dữ liệu và hoàn tác các thay đổi. Có 02 cách để thực thi lệnh Undo là:

  • Nhấp vào biểu tượng Undo trên thanh công cụ Quick Access.
  • Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z.

Đôi khi bạn thực hiện một số thay đổi trên tập tin của mình và đột nhiên phát hiện mình đã thực hiện sai một số thao tác do nhầm lẫn. Để hoàn tác các thao tác đã thực hiện trước đó, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào dấu mũi tên nằm bên phải của nút Undo.

Một danh sách các thao tác bạn đã thực hiện trước đó sẽ hiện ra.

2. Di chuyển chuột đến thao tác mà bạn muốn Undo.

3. Nhấp chuột trái để chọn lệnh mà bạn mong muốn.

Chức năng Redo giúp khôi phục lại những thao tác bạn đã Undo. Để chọn lệnh Redo, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y.

Mỗi khi bạn sử dụng lệnh Redo, bạn hoàn tác lệnh Undo đã sử dụng lần cuối cùng. Ví dụ: Nếu bạn sử dụng lệnh Undo 4 lần, thì bạn chỉ có thể sử dụng lệnh Redo cao nhất là 4 lần.

Chia sẽ dữ liệu với các chương trình khác trong bộ Office 2016

Bạn có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu trong một tập tin. Tuy nhiên Office 2016 cũng cho phép bạn sao chép, cắt, dán giữa các chương trình khác nhau trong bộ Office 2016. Ví dụ: Bạn có thể sao chép biểu đồ từ Excel và dán nó vào trình diễn của chương trình PowerPoint.

Dùng Office Clipboard

Như chúng ta đã biết, khi bạn cắt hoặc sao chép dữ liệu, Windows sẽ lưu trữ nó ở một nơi đặc biệt trong bộ nhớ được gọi là Clipboard. Windows Clipboard chỉ có thể lưu trữ 01 đối tượng tại một thời điểm nhất định.

Tuy nhiên Office 2016 lại cung cấp một Clipboard của riêng nó được gọi là Office Clipboard. Với Office Clipboard bạn có thể lưu trữ đến 24 đối tượng.

Trong khi Windows Clipboard có thể làm việc với bất kỳ chương trình nào chạy trên hệ điều hành Windows thì Office Clipboard chỉ làm việc với các chương trình trong bộ Office 2016. Để lưu trữ dữ liệu vào Office Clipboard, bạn cần dùng lện Cut hoặc Copy và Office 2016 sẽ tự động lưu trữ dữ liệu của bạn vào Office Clipboard.

Hai ưu điểm của Office Clipboard là:

  • Bạn có thể lưu trữ lên đến 24 đối tượng.
  • Bạn có thể lựa chọn loại dữ liệu mà bạn muốn dán.

Xem và dán các đối tượng từ Office Clipboard

Sau khi bạn sử dụng lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ vào Office Clipboard. Bạn có thể xem lại Office Clipboard và chọn loại dữ liệu mà mình muốn dán từ Clipboard vào tập tin của mình.

Để xem lại Clipboard và dán các loại dữ liệu từ nó, bạn làm theo các bước sau:

1. Di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu từ Office Clipboard

2. Nhấp vào thẻ Home.

3. Nhấp vào biểu tượng Show Dialog Box ở phía dưới góc phải của nhóm Clipboard.

Bảng điều khiển của Office Clipboard sẽ hiển ra ở phía bên trái của màn hình ứng dụng. Office Clipboard cũng hiển thị một biểu tượng cho bạn biết được dữ liệu này đến từ chương trình nào trong bộ Office.

4. Nhấp vào biểu tượng bạn muốn dán.

Office 2016 sẽ dán đối tượng vào tập tin tại vị trí bạn bạn đặt con trỏ chuột.

5. Nhấp vào nút Close của cửa sổ Office Clipboard để đóng cửa sổ.

Mẹo: Nếu bạn nhấp vào nút Paste All, bạn có thể dán tất cả các đối tượng trong Office Clipboard vào tập tin của mình.

Xóa các đối tượng từ Office Clipboard

Bạn có thể thêm 24 đối tượng vào Office Clipboard. Đến khi bạn thêm đối tượng thứ 25 thì Office 2016 sẽ xóa các đối tượng cũ nhất để giải phóng bộ nhớ cho đối tượng vừa được cắt, sao chép.

Bạn có thể xóa các đối tượng từ Office Clipboard một cách thủ công bằng cách thực hiện theo các bước sau:

1. Nhấp vào thẻ Home.

2. Nhấp vào biểu tượng Show Dialog Box ở phía dưới góc phải của nhóm Clipboard.

Office Clipboard sẽ hiện ra.

3. Di chuyển con trỏ chuột lên một đối tượng trong Office Clipboard.

Một dấu mũi tên xổ xuống sẽ xuất hiện bên phía phải của đối tượng.

4. Nhấp vào dấu mũi tên xổ xuống phía bên phải của đối tượng.

5. Chọn Delete.

Office 2016 sẽ xóa đối tượng bạn vừa chọn.

6. Nhấp vào nút Close để đóng cửa số Office Clipboard.

Nếu bạn nhấp vào nút Clear All, Office 2016 sẽ xóa hết tất cả các đối tượng được lưu trữ trong Office Clipboard. Hãy chắc chắn rằng bạn thực sự muốn xóa chúng vì một khi đã xóa rồi bạn sẽ không thể phục hồi lại được.

Qua bài viết này bạn đã biết cách chọn và chỉnh sửa dữ liệu trong Office 2016 một cách chính xác. Trong bài tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách chỉnh sửa hình ảnh trong Office 2016.

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích đừng quên Like và Share.

Hẹn gặp lại bạn trong bài viết tiếp theo!

 

Bài viết trong Series<< Phần trước: Làm quen với Microsoft Office 2016Phần tiếp theo: Chỉnh sửa ảnh trong Office 2016 >>

Đăng ký nhận bài viết mới nhất

Hãy đăng ký nhận tin để nhận được những nội dung thú vị và tuyệt vời!

Để lại bình luận